Bí Mật Về Quản Lý Thời Gian Có Thể Bạn Chưa Biết

kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
11 minutes read

Bạn có biết trước đây, tôi ở nhà chăm một bạn nhỏ và không làm được bất kỳ việc gì khác. Còn hiện tại, tôi là một bà mẹ hai con, vừa cộng tác cho báo, vừa tự tay xây dựng blog cá nhân. Một mình tôi phát triển nội dung, design giao diện, hình ảnh, cho ra đời podcast, khóa học, ebook. Nếu như ai cũng chỉ có 24 giờ trong một ngày thì chính xác tôi đã làm những gì để sử dụng quỹ thời gian có hạn này một cách hiệu quả? Bạn có nghĩ câu trả lời chỉ đơn giản kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hay không?

Hãy dành chút thời gian đọc bài viết này và khám phá những cách thức được tôi sử dụng để hoàn thành công việc trong một ngày nhé!

1. Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể

Chắc hẳn bạn đã nghe nhiều đến việc phải đặt cho mình một mục tiêu? Vậy đã bao giờ bạn thực sự đặt mục tiêu cho bản thân? Tôi nghĩ rằng một mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn định hướng được công việc phải làm. Trong nửa cuối năm nay, tôi có vài mục tiêu nghề nghiệp lớn cho bản thân mình. Ví dụ như cập nhật nội dung đều đặn cho The Introvert Writer, ra mắt thêm 2 cuốn ebook. Ngoài ra tôi cũng muốn viết bản thảo cho một cuốn sách, và cho ra đời kênh Youtube.

2. Chẻ nhỏ mục tiêu

Khi đã có mục tiêu, tôi chẻ nhỏ chúng theo tháng, tuần và ngày. Hiện tại, nhiệm vụ của tôi với The Introvert Writer là cập nhật bài viết hai lần vào thứ 3 và thứ 6. Thu âm và chia sẻ podcast vào thứ 7. Tôi cũng gửi newsletter vào thứ 3 hàng tuần. Ngoài ra, tôi cũng cần design hình ảnh và chuẩn bị nội dung cho Fanpage. Tôi cũng dành một phần thời gian trong ngày để trả lời tin nhắn của mọi người gửi đến. Thi thoảng, tôi viết bài chia sẻ vào hai group tôi hay tham gia về tối giản và viết. 

Ngoài viết cho blog của bản thân, tôi cũng cố gắng duy trì đều đặn viết 3 bài một tuần cho tờ tạp chí tôi cộng tác. Tất cả những điều này đều được sắp xếp vào những công việc trong một tuần của tôi.

Tôi thường lên kế hoạch để lúc nào cũng hoàn thành các công việc ít nhất một ngày trước khi đến hạn. Tuy nhiên, hiện tại, sau khi vận hành blog một thời gian và mọi chuyện dần đi vào ổn định, tôi đặt mục tiêu hoàn thành hết công việc của tuần sau từ tuần trước. (Trước đây, blog hay gặp vấn đề về giao diện, sự cố liên quan đến hình ảnh, và còn nhiều chỗ cần chỉnh sửa nên tôi dành nhiều thời gian để hoàn thiện blog).

Tips cho bạn

Bạn có thể sử dụng Google Calendar để tạo ra lịch làm việc cho bản thân.

Ngoài ra nếu là blogger/content marketer, bạn cũng có thể sử dụng những template được gợi ý từ Hubspot.

Gần đây, tôi bắt đầu tìm hiểu một ứng dụng “all-in-one” có tên Notion. Ứng dụng này cho phép bạn quản lý tất cả mọi việc trong cuộc sống cùng một chỗ. Bạn có thể xem video hướng dẫn sử dụng ứng dụng này từ blogger Kira – The Hanoi Chamomile.

3. Điều quan trọng nhất

Tôi có trong tay danh sách các công việc cần làm. Nhưng đó không phải là kết thúc. Tôi luôn chọn MỘT việc quan trọng nhất để hoàn thành trong ngày hôm đó. Ví dụ, tôi cần hoàn thành 3 đầu việc. Đó là viết bài cho blog; chia sẻ bài viết lên các nền tảng, hội nhóm và theo dõi comment của độc giả; viết một chương trong cuốn ebook. Tôi sẽ chọn việc quan trọng nhất là bài viết cho blog và hoàn thành việc này trước tiên mà không quan tâm đến hai việc còn lại. (Lưu ý là tôi thường giới hạn 3 đầu việc phải làm, bạn có thể chọn nhiều hơn).

Tại sao tôi lại làm như vậy? Vì quy luật 80/20 phát biểu 80% kết quả đến từ 20% công việc mà bạn làm. Nếu biết tập trung vào 20% này, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Việc của bạn chính là nhận diện được công việc quan trọng nhất với bản thân mình. Hãy hỏi chính bạn đâu là những mục tiêu, giá trị, mong muốn mà bạn đang theo đuổi? Sắp xếp theo thứ tự và bạn sẽ biết được việc gì là quan trọng nhất với bản thân mình.

Tương tự với những gì tôi thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng quy luật 1-3-5 để sắp xếp công việc của mình. Đó là danh sách làm việc với “1 Big Thing – 3 Medium Things – 5 Small Things”. Danh sách này cũng giúp bạn tạo ra ưu tiên trong công việc. 

4. Tập trung. Loại bỏ xao nhãng

Khi làm nhiệm vụ, tôi đối mặt với nhiều xao nhãng. Chẳng hạn khi viết bài blog này, đang viết đến Notion thì tôi nghĩ đến việc lấy link và dán vào bài viết. Tuy nhiên, việc này đã khiến tôi dạo quanh và xem thêm những bài viết liên quan đến Notion. Nếu như với phần còn lại của bài viết này có thêm 10 khoảnh khắc như vậy, tôi sẽ mất đi bao nhiêu thời gian?

Ý thức được những kẻ trộm thời gian, bạn sẽ tiến gần hơn với việc loại bỏ xao nhãng. Một vài tips nhỏ được tôi sử dụng để giảm bớt xao nhãng có thể kể đến như luôn giữ bàn làm việc sạch sẽ, để xa điện thoại khỏi tầm với. Tôi cũng tắt notification của tất cả các ứng dụng trong điện thoại. 

Khi bạn có một công việc duy nhất và tập trung vào đó, những nỗ lực tuyệt vời nhất sẽ được tạo ra. Với tôi, tập trung tuyệt đối vào bài viết khiến tư duy dòng chảy phát huy. Tôi viết nhanh hơn và tiết kiệm được thời gian. Thêm nữa, khi tập trung và hoàn thành công việc quan trọng nhất trong ngày, tôi thấy thoải mái và nhẹ nhõm. Tôi có nhiều năng lượng hơn để hoàn thành những công việc tiếp theo.

5. Đặt thời gian cho mọi thứ

Trước đây khi viết một bài viết, tôi thường viết theo cảm hứng. Tôi hay vừa viết vừa nghiên cứu hoặc vừa viết vừa làm những việc khác. Có một điều buồn cười là thi thoảng tôi lại thấy ngứa tai và đi tìm bông tai để ngoáy. Cộng thời gian lại, chắc tôi phải mất cả ngày trời để viết xong một bài viết. Tuy nhiên, cho đến hiện tại, tôi nảy ra ý tưởng đo lường thời gian sau khi đọc bài viết của James Clear.

Ví dụ khi viết một bài viết tầm 1000 từ, tôi giới hạn việc nghiên cứu trong vòng 30 phút. Còn khi viết ultimate guide, thời gian này có thể lên tới 1 tiếng vì có nhiều điều tôi chưa biết. Tôi cần đọc nhiều để tìm ra những ý tưởng độc đáo cho bài viết. Sau khi suy nghĩ như vậy, tôi đặt đồng hồ và nghiên cứu. Khi kết thúc thời gian, dù vẫn đang nghiên cứu dở, tôi vẫn dừng lại và bắt đầu bài viết. Tôi vẫn có thể nghiên cứu bổ sung cho bài viết sau khi viết nháp. 

6. Linh hoạt

Vì có con nhỏ, tôi không cứng nhắc trong việc thực hiện công việc của mình. Bé thứ hai nhà tôi mới 2 tuổi và luôn có nhu cầu cần được giúp đỡ. Nhiều khi đơn giản là con muốn mẹ bế, mẹ chơi hay đọc sách cùng. Những lúc này, tôi luôn dừng công việc của mình để dành thời gian cho con. Sau khi giải quyết xong những nhu cầu của con, tôi mới tiếp tục công việc của mình. 

Một trường hợp khác có thể kể đến như một công việc gấp và quan trọng hơn đột ngột xuất hiện. Tôi sẽ làm những công việc này trước và đẩy những việc khác xuống phía sau.

7. Những việc có thể hoàn thành trong 5 phút

Trong một ngày, luôn có những khoảng thời gian chết. Vì dụ khi tôi phải chờ đợi một điều gì đó. Lúc này, tôi có một danh sách các công việc có thể thực hiện trong 5 phút (hoặc 2 phút) được chuẩn bị sẵn. Ví dụ như đọc một trang sách, kiểm tra email, trả lời tin nhắn độc giả hay xem một video trên khóa học. Những công việc này cũng giúp tôi hoàn thành được phần nào những mục tiêu của mình.

Thật ra, tôi chỉ viết danh sách này có một lần. Sau đó, tôi nhận thấy rằng khi không có việc gì, tôi luôn cầm điện thoại lên không mục đích. Bởi vậy, tôi đã tạo cho mình một thói quen hễ cầm điện thoại lên là tự động đọc sách hoặc xem video khóa học. Đương nhiên, sẽ có khoảng thời gian tôi cập nhật Facebook và trả lời tin nhắn của mọi người. Nhưng thời gian này tôi thường giới hạn 1 hoặc nhiều lắm là 2 lần trong ngày.

8. Tạo thói quen cho bản thân

Dù không có lịch trình cố định, nhưng cũng có một vài thói quen mà tôi duy trì. Đó là khi thức dậy tôi luôn uống một cốc nước, ăn sáng và ngồi vào bàn làm việc. Đến khi các con dậy, tôi cho con ăn, rửa chén bát. Sau đó, tôi sẽ cho con làm vệ sinh cá nhân. Tôi cũng sẽ đọc sách hoặc chơi với con một chút nếu con muốn. Còn không hai bạn sẽ chơi tự do để mẹ làm việc. 

Đến 11 giờ trưa, dù đang làm gì tôi cũng sẽ cho các con ăn, và để các bạn đi ngủ. Đến lúc này tôi sẽ kiểm tra email, tin nhắn trên facebook hoặc kiểm tra website của mình. Sau đó, tôi chợp mắt khoảng 20 phút. Các con thường thức dậy khoảng 2h30. Lúc này tôi sẽ cho các bạn ăn nhẹ.

5 giờ chiều là giờ nấu nướng. Sau đó, tôi tắm cho các con, và cho các con xem Youtube trong vòng 30-45 phút. Lúc này, tôi sẽ dọn dẹp nhà cửa, đánh rửa nhà vệ sinh. (Tôi thường dùng luôn nước tắm của hai con để dọn dẹp). Xong xuôi, tôi tắm rửa và chờ bố bọn trẻ về để ăn cơm vào lúc 6 giở 30 tối. Cả nhà thường đi dạo tầm 30 phút lúc 8 giờ tối. Về nhà, bố hai bạn nhỏ sẽ đọc sách và chơi với con trong khi tôi có thể xử lý nốt những công việc còn dang dở. Nhà tôi thường đi ngủ lúc 9 giờ, và muộn nhất là 10 giờ.

Ngày trước, tôi có nhiều thời gian nhưng làm việc không hiệu quả. Có lẽ vì nhàn quá nên tôi hay suy nghĩ linh tinh. Tôi hay than thở, cáu gắt. Hiện tại, lúc nào tôi cũng thấy mình có việc để làm. Có thể nhiều người sẽ không thích cách này của tôi. Nhưng với tôi, một ngày được hoàn thành nhờ những thói quen này. Tôi cũng thấy thoải mái và vui vẻ hơn rất nhiều so với trước đây.

9. Sử dụng sự trợ giúp

Thời gian trước, tôi chưa từng nghĩ đến sự trợ giúp.  Áp lực vì có quá nhiều việc phải làm, tôi hay bực bội gắt gỏng. Ba tỷ sáu nghìn chín trăm việc có ai hiểu cho tôi? Hôm đó, khi tôi đang cằn nhằn, chồng tôi vỗ nhẹ vào vai tôi và nói: “Vợ cần làm gì thì vợ cứ nói, anh sẽ làm”. Thế là từ đó, tôi biết đến “delegate”/”outsource” hay nôm na là nhờ trợ giúp – từ chồng mình.

Gần đây, có hôm tôi thử nghiệm các tính năng của website và bị mất hết giao diện. Tôi cảm thấy mọi công sức như đổ xuống sông xuống biển hết. Lúc đó, chồng tôi đã giúp tôi chăm sóc các con, dọn dẹp nhà cửa. 

Và sau đó, anh tiến lại gần, bảo để anh giúp. Bằng vài thao tác, anh đã lấy lại được giao diện như ban đầu cho tôi. Thực sự thì, đúng là tôi làm hết tất cả mọi thứ trên The Introvert Writer. Nhưng tôi làm được nhanh trong thời gian ngắn vì học lỏm được từ công việc của chồng tôi. 

Mỗi khi chồng tôi làm gì, tôi đều ngó nghiêng để xem có học hỏi được điều gì cho mình không. Dần dần, tôi biết cách tìm kiếm key word, các mã CSS hay những đoạn code để thay đổi giao diện cho website. Khi bắt đầu podcast, chồng tôi cũng hướng dẫn cho tôi buổi đầu tiên với Audacity. Sau đó tôi tự làm và học hỏi thêm từ trên mạng. Nếu như bạn nghĩ ra ai đó có thể giúp, đừng ngần ngại yêu cầu và nhận sự trợ giúp của mọi người nhé!

10. Sống đơn giản

Bạn băn khoăn điều này thì liên quan gì? Tuy nhiên, lối sống tối giản giúp tôi tiết kiệm được kha khá thời gian. Tôi đi chợ hai lần một tuần. Bữa cơm đơn giản với ba món. Rau củ luộc, món mặn và canh. Ngoài ra sẽ có hoa quả ăn kèm. Khi đi chợ, tôi sơ chế mọi thứ và cất vào tủ lạnh. Đến chiều, bữa cơm được chuẩn bị nhanh chóng trong vòng chưa đầy 30 phút. 

Quần áo tôi giặt hàng ngày vào buổi sáng với chế độ giặt nhanh, vì hầu như đều là quần áo sạch. Bây giờ, hai bé nhà tôi đã có thể giúp mẹ cho đồ và lấy đồ ra khỏi máy giặt. Nhà tôi cũng không có nhiều đồ đạc nên không phải dọn dẹp quá nhiều. Thường các con chơi xong sẽ được yêu cầu dọn đồ. Thi thoảng đến giờ dọn dẹp buổi chiều mà con chưa dọn, tôi làm nhanh khoảng 3 phút là xong mọi việc.

Tôi chỉ muốn lấy một vài ví dụ minh họa để chứng minh cho quan điểm của mình. Trong phạm vi bài viết này, tôi không thể kể hết những lợi ích của sống tối giản. Nếu quan tâm đến chủ đề này, bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết về lối sống tối giản của tôi.

Khi đọc đến đây, bạn đã biết 10 cách thức tôi áp dụng vào cuộc sống của mình. Nhưng với tôi đây chưa phải là tất cả. Tôi muốn đưa ra một bí quyết cuối cùng quan trọng nhất dành cho bạn. Nếu như bạn biết được bí quyết này, bạn có thể quên đi 10 cách của tôi. Và bạn có thể bắt đầu xây dựng một bộ kỹ năng của riêng bạn để làm chủ thời gian của mình.

Bí mật đằng sau kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Tôi đọc được từ đâu đó ý tưởng này. Nó khiến tôi rất tâm đắc. Đó là đừng quản lý thời gian của bạn. Vì ai cũng có 24 giờ trong một ngày. Hãy quản lý bản thân bạn trước hết. 

Bạn có thấy không, tất cả những gì tôi trình bày phía trên, đâu có liên quan nhiều đến quản lý thời gian. Từ việc đặt mục tiêu, chọn điều quan trọng nhất, tập trung vào công việc, loại bỏ xao nhãng, cho đến sống tối giản. Tất cả đều xoay quanh bản thân chúng ta. 

Nếu như bạn không hiểu rõ bản thân mình, đâu là mục tiêu của mình, công việc quan trọng nhất mình cần làm, dù bạn làm việc chăm chỉ, có thể cũng không đóng góp gì nhiều cho sự phát triển của chính bạn. 

Quản trị bản thân giúp bạn kỷ luật với chính mình, biết tập trung trong công việc, linh hoạt với những thay đổi, xây dựng được thói quen. Nếu không quản trị chính mình, có ích gì khi quản trị thời gian của bạn? Có ích gì khi bạn xây dựng ra cả một danh sách to-do list dài dằng dặc, mà trì hoãn và không bắt tay vào làm bất kỳ điều gì?

Bạn có thể học cách quản trị bản thân, làm chủ thời gian bằng cách đầu tư vào hai tài sản. Tài sản thứ nhất là mindset – tư duy của bạn. Phần còn lại dành cho skillset – bộ kỹ năng của bạn.

Mindset

Rèn luyện tư duy bằng cách không ngừng học hỏi, gia tăng hiểu biết về mọi thứ cần thiết trong cuộc sống. Tư duy tốt cũng giúp bạn xây dựng được thói quen, áp dụng những ý tưởng mới vào cuộc sống. Ngoài ra, cũng nên xây dựng lối tư duy phát triển, không bị bó hẹp trong một khuôn khổ nào, không ảnh hưởng bởi số đông, và có thể linh hoạt thay đổi trước biến động. Như vậy, sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và thành công hơn.

Skillset

Kỹ năng cũng là điều chúng ta cần quan tâm học hỏi. Bởi làm chủ được kỹ năng, bạn sẽ hoàn thành được công việc trong thời gian ngắn. Năng suất làm việc của bạn tăng lên. Bạn cũng có thể dành thêm nhiều thời gian hơn cho bản thân và gia đình của mình.

Một điều nữa, cũng cực kỳ quan trọng trong hành trình của bạn. Đó là…

Dành thời gian tái tạo năng lượng

Kể cả bạn có thể dành toàn bộ thời gian cho công việc, đừng làm vậy thường xuyên. Cháy hết mình có lúc sẽ khiến bạn cạn kiệt năng lượng. Lúc đó, bạn sẽ khó có thể quản trị bản thân mình. Bởi dù bạn biết được đâu là công việc bạn cần ưu tiên thực hiện, bạn cũng không có ý chí và sức lực để ngồi xuống và làm bất kỳ điều gì. Đó là chưa kể bạn không thể tạo ra được những kết quả tốt nhất cho công việc của chính mình.

Bởi vậy, dù nhàm chán, tôi vẫn muốn gửi đến cho bạn vài lời khuyên nho nhỏ. Hãy ngủ đủ giấc. Nghỉ ngơi. Ăn uống điều độ. Tập thể dục. Dành thời gian cho bản thân và những người yêu thương. Thi thoảng, tự thưởng cho bản thân những điều bạn yêu thích. Có như vậy, bạn mới có thể sẵn sàng làm việc và chiến đấu vì những gì bạn khát khao và mơ ước. 

Chúc bạn luôn “đủ” trên hành trình của mình!



Hãy like Fanpage The Introvert Writer (TIW) hoặc subcribe email để nhận được những thông tin mới nhất từ TIW.

Hy vọng bạn cũng có thể cân nhắc “Ủng hộ” để blog có thể phát triển bền vững không quảng cáo.

Nếu muốn sử dụng nội dung bài viết, TIW khuyến khích bạn sử dụng nút share bài viết (biểu tượng mạng xã hội) ở phía bên dưới hoặc tìm hiểu mục “Bản quyền” để biết thêm chi tiết.

You may also like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *