James Clear là một tác giả và một chuyên gia về làm việc hiệu quả. Anh nghiên cứu khoa học hành vi và giúp khoảng nửa triệu người đăng ký nhận bản tin trên website của mình tối ưu hóa thói quen của họ. Nir Eyal là một doanh nhân công nghệ, thầy giáo tại Đại học Stanford và là tác giả bán chạy nhất của tờ Tạp chí Phố Wall với cuốn sách “Hooked: How to Build Habit-Forming Products” (tựa Việt: Dẫn dắt người dùng).
Hai người gần đây đã cùng nhau thảo luận về cách tiếp cận mới để cân bằng công việc và cuộc sống, duy trì động lực một cách tối đa và biến những hành động đơn giản thành một chuỗi thói quen tốt.
Bài viết được chuyển ngữ từ bài viết gốc đăng tải trên trang Next Big Idea Clubs. Tham khảo bài viết gốc tại đây
Cuộc trò chuyện này đã được trích từ loạt video “Open Minds” trên American Express OPEN Forum®.
Thuyết bốn lò lửa – Cách cân bằng công việc và cuộc sống và kiểm soát những tham vọng
Nir: Tôi rất thích bài viết của bạn về thuyết bốn lò lửa. Bạn có thể chia sẻ thêm với chúng tôi về điều này được không?
James: Đó là một học thuyết giúp cân bằng công việc và cuộc sống. Thuyết bốn lò lửa được bắt nguồn từ David Sedaris. Ông cho rằng có bốn lò lửa chủ đạo trong cuộc sống của chúng ta – đó là gia đình, bạn bè, công việc và sức khỏe. Để thành công, bạn chỉ có thể bật ba trong số bốn lò lửa cùng một lúc. Còn để thành công xuất sắc, bạn chỉ có thể bật hai trong bốn lò mà thôi.
Ý tưởng này muốn nói về sự đánh đổi. Nếu muốn có gia đình và công việc thuận lợi, bạn có thể phải hy sinh sức khỏe và bạn bè. Còn nếu muốn có gia đình và bạn bè, thì có thể bạn phải để sự nghiệp và sức khỏe lại phía sau. Tất cả chúng ta đều đưa ra những chọn lựa kiểu như vậy trong cuộc sống.
Dù muốn có một cuộc sống hoàn hảo, nhưng luôn có những thời điểm khó khăn buộc chúng ta phải đối mặt và đưa ra sự lựa chọn. Nếu như không muốn đánh đổi, tôi nghĩ có 3 giải pháp để bạn có thể lựa chọn tốt hơn..
Đầu tiên là thuê ngoài. Có thể bạn không để ý nhưng chúng ta vẫn thường xuyên làm điều này trong cuộc sống. Khi có quá nhiều quần áo bẩn, chăn gối cần phải giặt giũ, bạn mang ra tiệm. Lúc gặp vấn đề với chiếc ô tô của mình, bạn đưa nó đến nơi bảo dưỡng. Ở một khía cạnh nào đó, việc chúng ta gửi con cái đến nhà trẻ hàng ngày cũng là một cách thuê ngoài. Chúng ta mượn những người khác chăm sóc con cái hộ mình trong khi giải quyết công việc ở công ty.
Công nghệ phát triển cũng giúp chúng ta có thể tự động hóa mọi việc. Chúng ta có máy rửa bát, robot hút bụi, máy giặt, máy sấy, nồi cơm điện…. Điều này giúp chúng ta có thời gian hơn cho bản thân và tối ưu khả năng bật thêm những lò lửa còn lại.
Lựa chọn thứ hai là thiết lập ranh giới trong cuộc sống. Chúng ta hoàn toàn có thể nói: “Tôi rất tham vọng về công việc, nhưng chỉ trong giới hạn này.” Ví dụ: Một người bạn của tôi điều hành một công ty lướt sóng và họ chỉ mở cửa từ 9:00 sáng đến 1:00 chiều mỗi ngày. Họ làm việc rất chăm chỉ trong bốn giờ. Sau đó họ nghỉ và dành cả buổi chiều để lướt sóng.
Lựa chọn thứ ba, là lựa chọn mà tôi hướng đến nhiều nhất, đó là sống theo “mùa”. Mỗi “mùa” cụ thể trong đoạn đường đời của mình, bạn có thể lựa chọn bật tắt một vài lò lửa một cách phù hợp. Sau khi tốt nghiệp đại học, bạn có thể ưu tiên cho lò lửa sức khỏe và công việc bùng cháy. Vì chưa có gia đình, lò lửa này bạn có thể tạm thời tắt đi.
Sau một thập kỷ, có thể bạn đã xây dựng gia đình. Bạn sẽ có thêm nhiều trái ngọt khi dành thời gian cho lò lửa gia đình, trong khi sức khỏe giảm đi đôi chút. Tôi thích suy nghĩ bạn có thể làm nhiều thứ trong cuộc đời mình, nhưng không phải làm tất cả cùng lúc. Bạn phải đưa ra lựa chọn, hiện tại đâu là “mùa” dành cho bạn?
Khi nhìn vào khía cạnh tâm lý nơi làm việc, áp dụng thuyết bốn lò lửa này chúng ta có thể xây dựng được văn hóa doanh nghiệp theo chiều hướng tốt hơn. Việc người lãnh đạo lựa chọn bật tắt lò lửa nào thường ảnh hưởng đến lựa chọn của nhân viên cấp dưới.
Nếu trong công ty, người lãnh đạo bật lò công việc một cách chói sáng, và để lò sức khỏe cháy một cách yếu ớt thì nhân viên của họ sẽ có xu hướng hành động tương tự. Nhưng nếu người lãnh đạo làm khác đi, rời khỏi nơi làm việc vào lúc 4h chiều để xem một trận bóng của lũ trẻ, tham dự một buổi biểu diễn âm nhạc hay bất kỳ một điều gì khác; thì lò lửa gia đình của nhân viên nhiều khả năng cũng được đốt cháy một cách rực rỡ nhất.
Chúng ta thường có xu hướng bắt chước những hành động và lựa chọn từ những người có quyền lực và tầm ảnh hưởng hơn mình.
Nir: Một công ty ở Bay Area có một bức tường với dòng chữ lớn “Làm việc chăm chỉ và về nhà”. Anh ấy tôn trọng thực tế là mọi người cần phải về nhà. Hết giờ làm việc, hãy tắt email và làm những việc khác – có một cuộc sống cho riêng mình.
James: Nếu các nhà lãnh đạo tìm cách xây dựng những thói quen tốt cho nhân viên trong công ty, họ cần nghĩ về những chuẩn mực xã hội chúng ta đang có và tìm cách điều chỉnh những chuẩn mực đó cho phù hợp. Trong nhiều trường hợp, hành vi mà văn hóa định hướng thường áp đảo hành vi mong muốn của cá nhân.
Bạn có thể muốn thứ gì đó khác. Nhưng khi bước vào doanh nghiệp với nền văn hóa sẵn có, bạn có xu hướng làm theo những gì mà mọi người thường làm. Một người tốt bụng nhưng khi bước vào nơi có nhiều bon chen, cạnh tranh có thể sẽ làm những điều không tốt. Một người không tin vào tín ngưỡng tôn giáo nhưng bước vào những nơi linh thiêng, họ tự động trở nên yên lặng.
Tại sao? Không phải vì họ xây dựng những thói quen đó hay họ muốn làm như vậy. Đơn giản đó là văn hóa, là những gì mọi người thường làm.
Nir: Điều mà tôi tìm kiếm ở những công ty thành công đó là thứ mà Carol Dweck gọi là “tư duy phát triển”. Không có quan niệm nào của chúng ta về bản thân nên là cố định. Nếu chúng ta nghĩ rằng chúng ta không thể thay đổi bản chất vốn có của mình, thì chúng ta sẽ chẳng bao giờ thay đổi được. Ngược lại, nếu chúng ta tin rằng mình là có thể cải thiện mọi thứ, thì chúng ta sẽ tạo ra được những thay đổi tích cực đối với cuộc sống của chính mình và cả những người xung quanh.
Tôi nghĩ rằng cách thức này rất tuyệt để có thể xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và hiệu quả. Nhiều lãnh đạo hỏi tôi những câu hỏi đại khái như: “Tôi phải làm gì? Tôi cần cài đặt những phần mềm gì hoặc mọi người nên làm việc trong bao nhiêu giờ? Tôi cần phải đưa ra những quy định gì để nhân viên sẽ thực hiện những điều mà tôi muốn họ làm?”. Thực sự thì, câu chuyện lớn lao hơn thế.
Chúng ta có thể xây dựng được môi trường và cách thức làm việc mà mọi người sẽ thực hiện những việc họ cần làm. Tuy nhiên, điều đó quá chi tiết. Trong khi điều thực sự quan trọng nằm ở chiến lược. Chiếc lược liên quan đến việc xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở hơn.
Chúng ta thường không có những cuộc họp để giải quyết những bất bình, những khó khăn. Không chỉ là hoàn thành công việc, mà là một cơ chế tự động hóa “Chúng ta có thể làm gì tốt hơn? Điều gì đang cản trở chúng ta ngay bây giờ? Với tư cách là một tổ chức, chúng tôi có thể làm gì cho bạn – một nhân viên, để cải thiện mọi thứ? ” Bạn sẽ ngạc nhiên về việc thiết lập thói quen như thế này sẽ tạo ra thay đổi rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày của người lao động.
Quy tắc Goldilocks – Duy trì động lực một cách tối đa
James: Điều này khiến tôi suy nghĩ về động lực và làm cách nào để chúng ta tận dụng nó một cách tối đa. Một trong những phép ẩn dụ yêu thích của tôi về cách đạt được động lực tối đa là tưởng tượng bạn đang chơi một trận đấu quần vợt.
Nếu bạn đang đấu với Roger Federer hoặc Serena Williams, điều đó có thể sẽ rất thú vị trong một vài phút. Nhưng nếu bạn đang cố gắng có một trận đấu nghiêm túc, nó sẽ nhanh chóng trở nên nhàm chán. Vì họ quá dễ dàng kết thúc trận đấu trong 3 set. Ngược lại, nếu bạn thi đấu với một đứa trẻ bốn tuổi, bạn có thể vui vẻ lúc đấu. Nhưng khi coi đây là một trận đấu thực sự, bạn có thể thấy quá tẻ nhạt vì nhanh chóng chiến thắng mà chẳng phải nỗ lực gì.
Vậy nên, hãy nghĩ đến việc chơi một người phù hợp với trình độ của bạn. Trong trận đấu này, bạn có thể giành được khoảng một nửa số điểm và họ cũng thắng bạn một nửa số điểm. Động lực mạnh mẽ nhất mà bạn có xuất hiện từ đây. Đó cũng chính là điều thú vị mà tôi muốn nói đến.
Cách để đạt được động lực tối đa là sống đúng với khả năng của chúng ta. Chúng ta có thể đo lường điều này bằng một số cách khác nhau .Cách đầu tiên được lấy từ cảm hứng từ B.F. Skinner, đó là phần thưởng có tính thay đổi. Một nửa thời gian, bạn có được những gì bạn muốn, nửa còn lại bạn có thể chẳng có gì. (Giống như trận đấu quần vợt ở trên). Đây là một cách để bạn biết được mình có đang thực hiện những nhiệm vụ phù hợp với khả năng của mình hay không.
Cách thứ hai mà bạn có thể sử dụng đó là thêm vào 20 đến 25% so với những gì bạn muốn. Một nghiên cứu tài chính thú vị chỉ ra rằng, khi được hỏi: “Bạn có cảm thấy an toàn về tài chính không?, thì kể cả những triệu phú đô la, đều trả lời “Không”. Cho dù họ có đang ở cấp độ nào đi nữa. Họ cũng tiết lộ rằng điểm mà họ thấy an toàn đó là cao hơn khoảng 20 đến 25% so với những gì họ đang sở hữu.
Tôi gọi đây là quy tắc Goldilocks. Quy tắc Goldilocks nói rằng con người duy trì động lực tối ưu khi họ đang thực hiện một nhiệm vụ không quá khó, không quá dễ, có tính vừa phải. Khi đó, chúng ta đạt được động lực tốt nhất để vươn xa hơn và thành công.
Quy tắc hai phút – Tự động hóa hai phút đầu tiên và hình thành chuỗi thói quen
Nir: Làm thế nào để bạn phân biệt giữa những thói quen bạn dễ dàng thực hiện một cách vô thức và điều bạn thường xuyên làm hàng ngày? Nhiều người nói về thói quen nhưng tôi không biết họ có thực sự hiểu thói quen là gì không? Bạn không thể quản lý đội nhóm của mình mà không hề suy nghĩ hay có ý thức về vấn đề đó. Hoặc bạn cũng không thể nghiên cứu mà không đặt tâm trí của mình vào đó. Tôi không nghĩ rằng những điều này được cho là thói quen.
James: Chìa khóa của việc xây dựng thói quen đó là tự động hóa hai phút đầu tiên. Tôi gọi đây là quy tắc hai phút. Không phải mọi thói quen hoặc hành vi đều có thể hoàn thành trong hai phút, nhưng bất kỳ thói quen hoặc hành vi nào cũng có thể bắt đầu trong hai phút hoặc ít hơn. Và vì vậy, nếu bạn có thể tự động bắt đầu, thì chuỗi hành vi tốt sẽ được tiếp nối phía sau. Thói quen có ý thức sẽ đến sau đó.
Một trong những ví dụ yêu thích của tôi là Twyla Tharp, một biên đạo múa nổi tiếng, người muốn tập thể dục hai giờ mỗi sáng. Thói quen của cô ấy là bước ra ngoài và gọi một chiếc taxi. Cô ấy chỉ cố gắng tự động việc mặc quần áo, bước ra ngoài và lên taxi. Vì cô ấy biết rằng một khi lên taxi, cô ấy sẽ tiếp tục tập luyện trong hai giờ.
Điều quan trọng là cô ấy không hề nghĩ đến nhiệm vụ phức tạp là tập luyện. Cô ấy chỉ quan tâm đến việc tự động hoàn thành những công việc trong hai phút đầu tiên dẫn cô ấy đến phòng tập.
Nir: Điều này liên quan đến ý tưởng của bạn về việc tạo một chuỗi thói quen?
James: Chính xác. Ý tưởng của tôi là làm cho việc bắt đầu một thói quen xảy ra dễ dàng nhất có thể. Sau đó, bạn có thể xâu chuỗi chúng lại với nhau. Hãy bắt đầu với điều gì đó đã là một phần trong ngày của bạn và sử dụng nó như một động lực để thúc đẩy thói quen tiếp theo.
Sau khi pha một tách cà phê buổi sáng, tôi sẽ thiền trong 60 giây. Khi 60s thiền định kết thúc, tôi sẽ lập danh sách các việc cần làm trong buổi sáng của mình. Lập xong danh sách, tôi sẽ thực hiện nhiệm vụ đầu tiên trong ngày. Tôi nghĩ rằng bằng bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu biết sắp xếp các nhiệm vụ thành một chuỗi thói quen liền nhau. Bạn sẽ có một quy trình làm việc hiệu quả vì tìm ra được thứ tự tối ưu để thực hiện mọi việc.
Cách hữu ích nhất để thực hiện không nằm ở việc bạn đo lường những điều trước mắt. Hầu như mỗi khi đặt mục tiêu cho bản thân, chúng ta đều mường tượng đến những điều trong tương lai. “Tôi muốn kiếm được một số tiền là X trong quý tới. Tôi muốn giảm Y kg trong bốn tháng tới” hay điều gì đó tương tự. Tất cả đều hướng tới tương lai. Nhưng hãy làm ngược lại. Vì bạn sẽ thấy hiệu quả trong việc tạo chuỗi thói quen bằng cách nhìn lại quá khứ.
Ví dụ: vào mỗi thứ Sáu, tôi xem xét lượng lưu lượng truy cập vào trang web của mình, có bao nhiêu người đăng ký mới, doanh thu, chi phí,… Mục đích của việc này trong ngắn hạn đó là tôi có thể đưa ra quyết định về những gì đang thực sự xảy ra chứ không phải về những thứ mà tôi muốn nó xảy ra trong tương lai. Tôi có thể đặt ra các cột mốc ba tháng, cột mốc ba năm, nhưng tôi không biết điều đó có hợp lý hay không.
Nếu nhìn lại, bạn biết rằng mình chỉ cần cố gắng hơn một chút so với những gì mình đang làm ở hiện tại. Vậy là đủ. Tôi gọi đây là sự “bình thường cộng một.” Bạn thực hiện những thói quen như thường lệ của mình trong tuần vừa qua, vậy làm thế nào để chúng ta có thể thêm vào một hành động có ích nữa? Thêm một đô la tiết kiệm, thêm 1% cố gắng, thêm một thói quen hữu ích, hay bất kể điều bạn có thể nghĩ đến.
Người quản lý cũng có thể làm điều này với đội nhóm của họ. Cho dù đó là số lượng cuộc gọi bán hàng đã được thực hiện vào tuần trước, doanh thu đã đạt được hay số lượng khách hàng mới tham gia. Làm cách nào chúng ta có thể đo lường vị trí hiện tại của chính mình, đưa ra quyết định dựa trên thực tế và sau đó cố gắng tìm một số cách để tạo ra một chút thay đổi tích cực?
Chỉ cần có thể cải thiện một chút lợi nhuận cũng có thể mang lại sự khác biệt lớn theo thời gian. Nếu bạn chỉ tốt hơn 1% mỗi ngày trong một năm, thì cuối cùng bạn sẽ tốt hơn 37 lần vào cuối năm.
Những cải tiến nhỏ, một điều bình thường cộng thêm một điều mới, quy tắc của Goldilocks thực sự hữu ích nếu bạn sở hữu nó. Và chúng cũng có thể rất quan trọng đối với đội nhóm của bạn về lâu dài.
Quỳnh Đỗ – The Introvert Writer
Write to grow, then inspire!
