Năng suất

Bạn có biết trước đây, tôi ở nhà chăm một bạn nhỏ và không làm được bất kỳ việc gì khác. Còn hiện tại, tôi là một bà mẹ hai con, vừa cộng tác cho báo, vừa tự tay xây dựng blog cá nhân. Một mình tôi phát triển nội dung, design giao diện, hình ảnh, cho ra đời podcast, khóa học, ebook. Nếu như ai cũng chỉ có 24 giờ trong một ngày thì chính xác tôi đã làm những gì để sử dụng quỹ thời gian có hạn này một cách hiệu quả? Bạn có nghĩ câu trả lời chỉ đơn giản kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hay không?

Hãy dành chút thời gian đọc bài viết này và khám phá những cách thức được tôi sử dụng để hoàn thành công việc trong một ngày nhé!

1. Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể

Chắc hẳn bạn đã nghe nhiều đến việc phải đặt cho mình một mục tiêu? Vậy đã bao giờ bạn thực sự đặt mục tiêu cho bản thân? Tôi nghĩ rằng một mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn định hướng được công việc phải làm. Trong nửa cuối năm nay, tôi có vài mục tiêu nghề nghiệp lớn cho bản thân mình. Ví dụ như cập nhật nội dung đều đặn cho The Introvert Writer, ra mắt thêm 2 cuốn ebook. Ngoài ra tôi cũng muốn viết bản thảo cho một cuốn sách, và cho ra đời kênh Youtube.

2. Chẻ nhỏ mục tiêu

Khi đã có mục tiêu, tôi chẻ nhỏ chúng theo tháng, tuần và ngày. Hiện tại, nhiệm vụ của tôi với The Introvert Writer là cập nhật bài viết hai lần vào thứ 3 và thứ 6. Thu âm và chia sẻ podcast vào thứ 7. Tôi cũng gửi newsletter vào thứ 3 hàng tuần. Ngoài ra, tôi cũng cần design hình ảnh và chuẩn bị nội dung cho Fanpage. Tôi cũng dành một phần thời gian trong ngày để trả lời tin nhắn của mọi người gửi đến. Thi thoảng, tôi viết bài chia sẻ vào hai group tôi hay tham gia về tối giản và viết. 

Ngoài viết cho blog của bản thân, tôi cũng cố gắng duy trì đều đặn viết 3 bài một tuần cho tờ tạp chí tôi cộng tác. Tất cả những điều này đều được sắp xếp vào những công việc trong một tuần của tôi.

Tôi thường lên kế hoạch để lúc nào cũng hoàn thành các công việc ít nhất một ngày trước khi đến hạn. Tuy nhiên, hiện tại, sau khi vận hành blog một thời gian và mọi chuyện dần đi vào ổn định, tôi đặt mục tiêu hoàn thành hết công việc của tuần sau từ tuần trước. (Trước đây, blog hay gặp vấn đề về giao diện, sự cố liên quan đến hình ảnh, và còn nhiều chỗ cần chỉnh sửa nên tôi dành nhiều thời gian để hoàn thiện blog).

Tips cho bạn

Bạn có thể sử dụng Google Calendar để tạo ra lịch làm việc cho bản thân.

Ngoài ra nếu là blogger/content marketer, bạn cũng có thể sử dụng những template được gợi ý từ Hubspot.

Gần đây, tôi bắt đầu tìm hiểu một ứng dụng “all-in-one” có tên Notion. Ứng dụng này cho phép bạn quản lý tất cả mọi việc trong cuộc sống cùng một chỗ. Bạn có thể xem video hướng dẫn sử dụng ứng dụng này từ blogger Kira – The Hanoi Chamomile.

3. Điều quan trọng nhất

Tôi có trong tay danh sách các công việc cần làm. Nhưng đó không phải là kết thúc. Tôi luôn chọn MỘT việc quan trọng nhất để hoàn thành trong ngày hôm đó. Ví dụ, tôi cần hoàn thành 3 đầu việc. Đó là viết bài cho blog; chia sẻ bài viết lên các nền tảng, hội nhóm và theo dõi comment của độc giả; viết một chương trong cuốn ebook. Tôi sẽ chọn việc quan trọng nhất là bài viết cho blog và hoàn thành việc này trước tiên mà không quan tâm đến hai việc còn lại. (Lưu ý là tôi thường giới hạn 3 đầu việc phải làm, bạn có thể chọn nhiều hơn).

Tại sao tôi lại làm như vậy? Vì quy luật 80/20 phát biểu 80% kết quả đến từ 20% công việc mà bạn làm. Nếu biết tập trung vào 20% này, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Việc của bạn chính là nhận diện được công việc quan trọng nhất với bản thân mình. Hãy hỏi chính bạn đâu là những mục tiêu, giá trị, mong muốn mà bạn đang theo đuổi? Sắp xếp theo thứ tự và bạn sẽ biết được việc gì là quan trọng nhất với bản thân mình.

Tương tự với những gì tôi thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng quy luật 1-3-5 để sắp xếp công việc của mình. Đó là danh sách làm việc với “1 Big Thing – 3 Medium Things – 5 Small Things”. Danh sách này cũng giúp bạn tạo ra ưu tiên trong công việc. 

4. Tập trung. Loại bỏ xao nhãng

Khi làm nhiệm vụ, tôi đối mặt với nhiều xao nhãng. Chẳng hạn khi viết bài blog này, đang viết đến Notion thì tôi nghĩ đến việc lấy link và dán vào bài viết. Tuy nhiên, việc này đã khiến tôi dạo quanh và xem thêm những bài viết liên quan đến Notion. Nếu như với phần còn lại của bài viết này có thêm 10 khoảnh khắc như vậy, tôi sẽ mất đi bao nhiêu thời gian?

Ý thức được những kẻ trộm thời gian, bạn sẽ tiến gần hơn với việc loại bỏ xao nhãng. Một vài tips nhỏ được tôi sử dụng để giảm bớt xao nhãng có thể kể đến như luôn giữ bàn làm việc sạch sẽ, để xa điện thoại khỏi tầm với. Tôi cũng tắt notification của tất cả các ứng dụng trong điện thoại. 

Khi bạn có một công việc duy nhất và tập trung vào đó, những nỗ lực tuyệt vời nhất sẽ được tạo ra. Với tôi, tập trung tuyệt đối vào bài viết khiến tư duy dòng chảy phát huy. Tôi viết nhanh hơn và tiết kiệm được thời gian. Thêm nữa, khi tập trung và hoàn thành công việc quan trọng nhất trong ngày, tôi thấy thoải mái và nhẹ nhõm. Tôi có nhiều năng lượng hơn để hoàn thành những công việc tiếp theo.

5. Đặt thời gian cho mọi thứ

Trước đây khi viết một bài viết, tôi thường viết theo cảm hứng. Tôi hay vừa viết vừa nghiên cứu hoặc vừa viết vừa làm những việc khác. Có một điều buồn cười là thi thoảng tôi lại thấy ngứa tai và đi tìm bông tai để ngoáy. Cộng thời gian lại, chắc tôi phải mất cả ngày trời để viết xong một bài viết. Tuy nhiên, cho đến hiện tại, tôi nảy ra ý tưởng đo lường thời gian sau khi đọc bài viết của James Clear.

Ví dụ khi viết một bài viết tầm 1000 từ, tôi giới hạn việc nghiên cứu trong vòng 30 phút. Còn khi viết ultimate guide, thời gian này có thể lên tới 1 tiếng vì có nhiều điều tôi chưa biết. Tôi cần đọc nhiều để tìm ra những ý tưởng độc đáo cho bài viết. Sau khi suy nghĩ như vậy, tôi đặt đồng hồ và nghiên cứu. Khi kết thúc thời gian, dù vẫn đang nghiên cứu dở, tôi vẫn dừng lại và bắt đầu bài viết. Tôi vẫn có thể nghiên cứu bổ sung cho bài viết sau khi viết nháp. 

6. Linh hoạt

Vì có con nhỏ, tôi không cứng nhắc trong việc thực hiện công việc của mình. Bé thứ hai nhà tôi mới 2 tuổi và luôn có nhu cầu cần được giúp đỡ. Nhiều khi đơn giản là con muốn mẹ bế, mẹ chơi hay đọc sách cùng. Những lúc này, tôi luôn dừng công việc của mình để dành thời gian cho con. Sau khi giải quyết xong những nhu cầu của con, tôi mới tiếp tục công việc của mình. 

Một trường hợp khác có thể kể đến như một công việc gấp và quan trọng hơn đột ngột xuất hiện. Tôi sẽ làm những công việc này trước và đẩy những việc khác xuống phía sau.

7. Những việc có thể hoàn thành trong 5 phút

Trong một ngày, luôn có những khoảng thời gian chết. Vì dụ khi tôi phải chờ đợi một điều gì đó. Lúc này, tôi có một danh sách các công việc có thể thực hiện trong 5 phút (hoặc 2 phút) được chuẩn bị sẵn. Ví dụ như đọc một trang sách, kiểm tra email, trả lời tin nhắn độc giả hay xem một video trên khóa học. Những công việc này cũng giúp tôi hoàn thành được phần nào những mục tiêu của mình.

Thật ra, tôi chỉ viết danh sách này có một lần. Sau đó, tôi nhận thấy rằng khi không có việc gì, tôi luôn cầm điện thoại lên không mục đích. Bởi vậy, tôi đã tạo cho mình một thói quen hễ cầm điện thoại lên là tự động đọc sách hoặc xem video khóa học. Đương nhiên, sẽ có khoảng thời gian tôi cập nhật Facebook và trả lời tin nhắn của mọi người. Nhưng thời gian này tôi thường giới hạn 1 hoặc nhiều lắm là 2 lần trong ngày.

8. Tạo thói quen cho bản thân

Dù không có lịch trình cố định, nhưng cũng có một vài thói quen mà tôi duy trì. Đó là khi thức dậy tôi luôn uống một cốc nước, ăn sáng và ngồi vào bàn làm việc. Đến khi các con dậy, tôi cho con ăn, rửa chén bát. Sau đó, tôi sẽ cho con làm vệ sinh cá nhân. Tôi cũng sẽ đọc sách hoặc chơi với con một chút nếu con muốn. Còn không hai bạn sẽ chơi tự do để mẹ làm việc. 

Đến 11 giờ trưa, dù đang làm gì tôi cũng sẽ cho các con ăn, và để các bạn đi ngủ. Đến lúc này tôi sẽ kiểm tra email, tin nhắn trên facebook hoặc kiểm tra website của mình. Sau đó, tôi chợp mắt khoảng 20 phút. Các con thường thức dậy khoảng 2h30. Lúc này tôi sẽ cho các bạn ăn nhẹ.

5 giờ chiều là giờ nấu nướng. Sau đó, tôi tắm cho các con, và cho các con xem Youtube trong vòng 30-45 phút. Lúc này, tôi sẽ dọn dẹp nhà cửa, đánh rửa nhà vệ sinh. (Tôi thường dùng luôn nước tắm của hai con để dọn dẹp). Xong xuôi, tôi tắm rửa và chờ bố bọn trẻ về để ăn cơm vào lúc 6 giở 30 tối. Cả nhà thường đi dạo tầm 30 phút lúc 8 giờ tối. Về nhà, bố hai bạn nhỏ sẽ đọc sách và chơi với con trong khi tôi có thể xử lý nốt những công việc còn dang dở. Nhà tôi thường đi ngủ lúc 9 giờ, và muộn nhất là 10 giờ.

Ngày trước, tôi có nhiều thời gian nhưng làm việc không hiệu quả. Có lẽ vì nhàn quá nên tôi hay suy nghĩ linh tinh. Tôi hay than thở, cáu gắt. Hiện tại, lúc nào tôi cũng thấy mình có việc để làm. Có thể nhiều người sẽ không thích cách này của tôi. Nhưng với tôi, một ngày được hoàn thành nhờ những thói quen này. Tôi cũng thấy thoải mái và vui vẻ hơn rất nhiều so với trước đây.

9. Sử dụng sự trợ giúp

Thời gian trước, tôi chưa từng nghĩ đến sự trợ giúp.  Áp lực vì có quá nhiều việc phải làm, tôi hay bực bội gắt gỏng. Ba tỷ sáu nghìn chín trăm việc có ai hiểu cho tôi? Hôm đó, khi tôi đang cằn nhằn, chồng tôi vỗ nhẹ vào vai tôi và nói: “Vợ cần làm gì thì vợ cứ nói, anh sẽ làm”. Thế là từ đó, tôi biết đến “delegate”/”outsource” hay nôm na là nhờ trợ giúp – từ chồng mình.

Gần đây, có hôm tôi thử nghiệm các tính năng của website và bị mất hết giao diện. Tôi cảm thấy mọi công sức như đổ xuống sông xuống biển hết. Lúc đó, chồng tôi đã giúp tôi chăm sóc các con, dọn dẹp nhà cửa. 

Và sau đó, anh tiến lại gần, bảo để anh giúp. Bằng vài thao tác, anh đã lấy lại được giao diện như ban đầu cho tôi. Thực sự thì, đúng là tôi làm hết tất cả mọi thứ trên The Introvert Writer. Nhưng tôi làm được nhanh trong thời gian ngắn vì học lỏm được từ công việc của chồng tôi. 

Mỗi khi chồng tôi làm gì, tôi đều ngó nghiêng để xem có học hỏi được điều gì cho mình không. Dần dần, tôi biết cách tìm kiếm key word, các mã CSS hay những đoạn code để thay đổi giao diện cho website. Khi bắt đầu podcast, chồng tôi cũng hướng dẫn cho tôi buổi đầu tiên với Audacity. Sau đó tôi tự làm và học hỏi thêm từ trên mạng. Nếu như bạn nghĩ ra ai đó có thể giúp, đừng ngần ngại yêu cầu và nhận sự trợ giúp của mọi người nhé!

10. Sống đơn giản

Bạn băn khoăn điều này thì liên quan gì? Tuy nhiên, lối sống tối giản giúp tôi tiết kiệm được kha khá thời gian. Tôi đi chợ hai lần một tuần. Bữa cơm đơn giản với ba món. Rau củ luộc, món mặn và canh. Ngoài ra sẽ có hoa quả ăn kèm. Khi đi chợ, tôi sơ chế mọi thứ và cất vào tủ lạnh. Đến chiều, bữa cơm được chuẩn bị nhanh chóng trong vòng chưa đầy 30 phút. 

Quần áo tôi giặt hàng ngày vào buổi sáng với chế độ giặt nhanh, vì hầu như đều là quần áo sạch. Bây giờ, hai bé nhà tôi đã có thể giúp mẹ cho đồ và lấy đồ ra khỏi máy giặt. Nhà tôi cũng không có nhiều đồ đạc nên không phải dọn dẹp quá nhiều. Thường các con chơi xong sẽ được yêu cầu dọn đồ. Thi thoảng đến giờ dọn dẹp buổi chiều mà con chưa dọn, tôi làm nhanh khoảng 3 phút là xong mọi việc.

Tôi chỉ muốn lấy một vài ví dụ minh họa để chứng minh cho quan điểm của mình. Trong phạm vi bài viết này, tôi không thể kể hết những lợi ích của sống tối giản. Nếu quan tâm đến chủ đề này, bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết về lối sống tối giản của tôi.

Khi đọc đến đây, bạn đã biết 10 cách thức tôi áp dụng vào cuộc sống của mình. Nhưng với tôi đây chưa phải là tất cả. Tôi muốn đưa ra một bí quyết cuối cùng quan trọng nhất dành cho bạn. Nếu như bạn biết được bí quyết này, bạn có thể quên đi 10 cách của tôi. Và bạn có thể bắt đầu xây dựng một bộ kỹ năng của riêng bạn để làm chủ thời gian của mình.

Bí mật đằng sau kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Tôi đọc được từ đâu đó ý tưởng này. Nó khiến tôi rất tâm đắc. Đó là đừng quản lý thời gian của bạn. Vì ai cũng có 24 giờ trong một ngày. Hãy quản lý bản thân bạn trước hết. 

Bạn có thấy không, tất cả những gì tôi trình bày phía trên, đâu có liên quan nhiều đến quản lý thời gian. Từ việc đặt mục tiêu, chọn điều quan trọng nhất, tập trung vào công việc, loại bỏ xao nhãng, cho đến sống tối giản. Tất cả đều xoay quanh bản thân chúng ta. 

Nếu như bạn không hiểu rõ bản thân mình, đâu là mục tiêu của mình, công việc quan trọng nhất mình cần làm, dù bạn làm việc chăm chỉ, có thể cũng không đóng góp gì nhiều cho sự phát triển của chính bạn. 

Quản trị bản thân giúp bạn kỷ luật với chính mình, biết tập trung trong công việc, linh hoạt với những thay đổi, xây dựng được thói quen. Nếu không quản trị chính mình, có ích gì khi quản trị thời gian của bạn? Có ích gì khi bạn xây dựng ra cả một danh sách to-do list dài dằng dặc, mà trì hoãn và không bắt tay vào làm bất kỳ điều gì?

Bạn có thể học cách quản trị bản thân, làm chủ thời gian bằng cách đầu tư vào hai tài sản. Tài sản thứ nhất là mindset – tư duy của bạn. Phần còn lại dành cho skillset – bộ kỹ năng của bạn.

Mindset

Rèn luyện tư duy bằng cách không ngừng học hỏi, gia tăng hiểu biết về mọi thứ cần thiết trong cuộc sống. Tư duy tốt cũng giúp bạn xây dựng được thói quen, áp dụng những ý tưởng mới vào cuộc sống. Ngoài ra, cũng nên xây dựng lối tư duy phát triển, không bị bó hẹp trong một khuôn khổ nào, không ảnh hưởng bởi số đông, và có thể linh hoạt thay đổi trước biến động. Như vậy, sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và thành công hơn.

Skillset

Kỹ năng cũng là điều chúng ta cần quan tâm học hỏi. Bởi làm chủ được kỹ năng, bạn sẽ hoàn thành được công việc trong thời gian ngắn. Năng suất làm việc của bạn tăng lên. Bạn cũng có thể dành thêm nhiều thời gian hơn cho bản thân và gia đình của mình.

Một điều nữa, cũng cực kỳ quan trọng trong hành trình của bạn. Đó là…

Dành thời gian tái tạo năng lượng

Kể cả bạn có thể dành toàn bộ thời gian cho công việc, đừng làm vậy thường xuyên. Cháy hết mình có lúc sẽ khiến bạn cạn kiệt năng lượng. Lúc đó, bạn sẽ khó có thể quản trị bản thân mình. Bởi dù bạn biết được đâu là công việc bạn cần ưu tiên thực hiện, bạn cũng không có ý chí và sức lực để ngồi xuống và làm bất kỳ điều gì. Đó là chưa kể bạn không thể tạo ra được những kết quả tốt nhất cho công việc của chính mình.

Bởi vậy, dù nhàm chán, tôi vẫn muốn gửi đến cho bạn vài lời khuyên nho nhỏ. Hãy ngủ đủ giấc. Nghỉ ngơi. Ăn uống điều độ. Tập thể dục. Dành thời gian cho bản thân và những người yêu thương. Thi thoảng, tự thưởng cho bản thân những điều bạn yêu thích. Có như vậy, bạn mới có thể sẵn sàng làm việc và chiến đấu vì những gì bạn khát khao và mơ ước. 

Chúc bạn luôn “đủ” trên hành trình của mình!

Quỳnh Đỗ – The Introvert Writer
Write to grow, then inspire!

Bạn đang ngồi trước trang giấy trắng.

Bạn biết là mình phải viết.

Nhưng thay vì viết, bạn vào mạng để “nghiên cứu thông tin”.

Cứ như thế, bạn lướt hết trang web này đến trang web khác.

Cả một buổi chiều bạn vẫn chưa viết được chữ nào.

“Thôi, hôm nay coi như để dành cho nghiên cứu. Mai viết cũng được.”

Bạn gấp máy tính lại, kết thúc một ngày làm việc.

Hôm sau, mọi chuyện “nguyễn y vân”.

Bạn có trải qua tình huống tương tự?

Nếu có…

…thì bạn đang mắc một căn bệnh có tên khoa học là “trì hoãn”.

Bệnh trì hoãn là bệnh gì? Bệnh này có phổ biến trong cuộc sống? Và làm thế nào để chữa dứt điểm trì hoãn? 

Chúng ta cùng đi tìm câu trả lời nhé!

Trì hoãn là gì?

Trì hoãn, trong tiếng Anh là procrastination. Từ này bắt nguồn từ tiếng Latin “procrastinare”, có nghĩa là để đến ngày mai. Từ này cũng có nguồn gốc từ một từ Hy Lạp cổ “akrasia” có nghĩa là làm ngược lại với việc bạn nghĩ rằng sẽ đem lại lợi ích cho bản thân.

Tôi cho rằng trì hoãn có thể được hiểu là sự thất bại trong việc thuyết phục bản thân làm những việc cần làm hoặc đưa ra những quyết định cần thiết hướng đến mục tiêu dài hạn của bản thân.

Một nghiên cứu cho thấy có đến 95% người Mỹ thừa nhận thường xuyên trì hoãn. Đây là căn bệnh phổ biến, có ảnh hưởng đến bất kỳ ai trong số chúng ta. 

“Khi chúng ta lãng phí thời gian của mình do dự, trì hoãn, cuộc sống đang dần trôi đi”

Seneca

Trì hoãn khiến bạn không thể đưa ra quyết định quan trọng và hoàn thành việc cần làm để đạt được mục tiêu. Ảnh hưởng tiêu cực từ việc trì hoãn ngăn bạn tiến tới để nắm lấy ước mơ của mình. Thời gian quý giá cứ thế trôi đi. Bạn luôn đối mặt với cảm giác nuối tiếc vì đã không làm những việc cần làm.

Nếu có thể loại bỏ trì hoãn, bạn sẽ sống một cuộc sống trọn vẹn và ý nghĩa hơn. 

Tại sao con người thường trì hoãn?

Gần đây, có nhiều nghiên cứu cho thấy trì hoãn phần lớn có liên quan đến việc điều tiết những cảm xúc không tốt. Tiến sĩ Tim Pychyl, giáo sư tâm lý học của Đại học Carleton ở Ottawa cho rằng: “Trì hoãn là vấn đề liên quan đến việc điều tiết cảm xúc chứ không phải là quản lý thời gian”

Trong một nghiên cứu năm 2013, tiến sĩ Pychyl cùng với tiến sĩ Sirois nói về việc trì hoãn có thể được hiểu là “sự ưu tiên cải thiện tâm trạng trong thời gian ngắn… thay vì hành động hướng tới các mục tiêu dài hạn được định sẵn”. 

Theo đó, chúng ta sử dụng trì hoãn như một liều thuốc chữa trị cảm giác tiêu cực. Có thể là buồn chán, lo lắng, thất vọng, sợ hãi, mất động lực, cạn kiệt năng lượng, kỳ vọng quá lớn vào bản thân, ác cảm với nhiệm vụ phải thực hiện hoặc với đồng nghiệp, vân vân . 

Thay vào đó, bạn thực hiện những hoạt động khiến tâm trạng trở nên tốt hơn (giúp bản thân thỏa mãn nhu cầu ngay tức khắc). Xét cho cùng, hành động như vậy cũng là điều dễ hiểu. Tất nhiên, không phải là điều nên được khuyến khích. 

Ví dụ: Bạn cần phải thực hiện dự án quan trọng của tháng này – viết một cuốn sách chẳng hạn (mục tiêu dài hạn được định sẵn), nhưng bạn lại lướt mạng xã hội để đọc tin tức, xem video (trì hoãn để cải thiện cảm xúc lúc bấy giờ – có thể là do lần đầu viết sách nên cảm thấy khó khăn, không biết phải sắp xếp các ý tưởng ra sao, triển khai cuốn sách như thế nào).

Làm thế nào để thoát khỏi trì hoãn?

Bây giờ, bạn đã có hiểu biết cơ bản về căn bệnh trì hoãn. Tin vui dành cho bạn là căn bệnh này hoàn toàn có thể chữa khỏi. Quan trọng là cần tìm được nguyên nhân gây ra sự trì hoãn. 

Liệu bạn trì hoãn là vì sợ hãi hay vì thiếu động lực, vì tự ti, cầu toàn hay vì một điều gì đó khác? 

Nắm bắt được lý do khiến bản thân trì hoãn, bạn sẽ tiến gần hơn một bước đến việc giải quyết vấn đề của mình.

Sau đây là một số cách thức hiệu quả bạn có thể lựa chọn để áp dụng vào công cuộc loại bỏ trì hoãn ra khỏi cuộc sống:

Cẩn thận lựa chọn nhiệm vụ cần làm

Các bạn có thể đã nghe về ma trận Eisenhower – mô hình quản lý thời gian của vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Eisenhower. Trong mô hình này, ông gợi ý mọi người nên tập trung hoàn thành công việc gấp và quan trọng đầu tiên.

Tôi học được một cách thức tương tự nhưng có tùy biến đôi chút. Đó là ưu tiên hoàn thành công việc quan trọng nhất và tốn ít thời gian nhất. 

Bằng việc xác định việc quan trọng nhất đối với bản thân, bạn sẽ loại ra được công việc gây xao lãng, và thực tế không đóng góp cho sự phát triển của mình. Ngoài ra, chọn công việc tốn ít thời gian nhất để hoàn thành giúp bạn cảm thấy phấn khởi khi hoàn thành công việc trong thời gian ngắn và có động lực để bắt tay hoàn thành nhiệm vụ tiếp theo.

Còn gì tuyệt vời hơn khi bắt đầu bằng công việc quan trọng nhất và tốn ít thời gian nhất trong ngày. Vì sau khi hoàn thành nó, bạn vừa có được kết quả và vừa dành lại thời gian. Một mũi tên trúng hai đích. Sự thảnh thơi và thoải mái trong tâm lý trong suốt phần còn lại của ngày làm việc biết đâu còn khơi nguồn cho những ý tưởng mới để bạn áp dụng vào cuộc sống.

Chia nhiệm vụ thành những nhiệm vụ nhỏ hơn

Mục đích của việc này là làm cho nhiệm vụ trước mắt của bạn trở nên cực kỳ dễ dàng, khiến bạn không thể khước từ mà thực hiện. Những lúc tôi trì hoãn viết blog, tôi thường đặt ra những mục tiêu cực nhỏ. 

Ví dụ như: 1. Ngồi vào bàn, 2. Mở máy tính, 3. Mở trình duyệt web, 4. Mở Google Docs, 5. Đặt tên cho file, 6. Viết tất cả những gì đang có trong đầu lúc đó.

Khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ này, cảm hứng thường tăng lên đáng kể. Tôi dần nắm bắt được nhịp điệu của công việc. Việc viết trở nên tự nhiên, trơn tru hơn rất nhiều. Đặc biệt khi bước vào trạng thái dòng chảy, công việc dường như thăng hoa hơn bao giờ hết.

Đọc thêm: Làm việc hiệu quả và sống hạnh phúc hơn với trạng thái dòng chảy (Flow State)

Sử dụng quy tắc 2 phút

Quy tắc 2 phút là phiên bản tương tự với cách thức phía trên. Quy tắc này được chia sẻ bởi James Clear – tác giá cuốn Atomic Habits (tựa Việt: Thói quen nguyên tử). Quy tắc của James rất đơn giản. Bất kỳ việc gì bạn làm, chỉ làm trong hai phút. 

Ví dụ: Thay vì phải đọc sách mỗi tối trước khi đi ngủ, chỉ đọc trang đầu tiên của cuốn sách đó (làm trong khoảng 2 phút). Thay vì phải tập thể dục mỗi ngày, chỉ tập một động tác nào đó bạn ưa thích trong vòng 2 phút. Thay vì phải viết một bài tiểu luận, hãy bắt đầu viết đoạn mở bài hoặc chỉ câu đầu tiên (trong vòng hai phút).

Bắt tay vào hành động hướng tới mục tiêu là cực kỳ quan trọng. Mọi người thường trì hoãn bằng cách làm việc khác thay thế. Thay vì không làm, hãy bắt đầu thật nhỏ, nhỏ thôi đủ để bạn cảm thấy thoải mái, không áp lực khi phải làm việc. Như vậy, bạn sẽ vượt qua được sự trì hoãn.

Đặt ra thời hạn hoàn thành công việc

Nếu là bạn đọc thường xuyên trên The Introvert Writer, chắc hẳn bạn còn nhớ bài viết về quy luật Parkinson. Quy luật này phát biểu nếu bạn có bao nhiêu thời gian hoàn thành công việc thì bạn sẽ mất ngần ấy thời gian để hoàn thành hoàn thành nó. 

Có nghĩa là với năng lực của bạn dù công việc đó chỉ mất 5 phút để hoàn thành nhưng thời hạn đặt ra là ba ngày, thì bạn cũng sẽ có xu hướng kéo dài công việc đến ba ngày mới xong. Đây chính là cơ hội để trì hoãn chen ngang và làm giảm năng suất làm việc của bạn.

Vì vậy, đặt ra một thời hạn cụ thể giúp bạn ý thức được sự cấp bách của nhiệm vụ để tập trung tối đa hoàn thành chúng thay vì trì hoãn. 

Tất nhiên cũng cần lưu ý là không phải lúc nào bạn cũng cần phải đặt mục tiêu quá khắt khe, không phù hợp với năng lực của bản thân. Hãy đặt một mục tiêu vừa sức nhưng cũng có đôi chút thử thách để bạn có động lực hoàn thành công việc đúng hạn.

Loại bỏ xao nhãng trong công việc

Nếu có thể dọn dẹp những xao nhãng quanh bạn, trì hoãn sẽ khó có cơ hội ghé thăm.

Trước hết, hãy thường xuyên dọn dẹp, sắp xếp bàn làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Tưởng tượng ngồi vào một chiếc bàn lộn xộn với ngổn ngang giấy tờ, sách vở, bút vẽ, máy tính, đồ ăn, thức uống, liệu bạn có thể dễ dàng làm việc mà không tí toáy sờ mó chỗ nọ chỗ kia?

Ngoài ra, bạn có thể tắt chế độ thông báo của điện thoại, sử dụng tai nghe chống ồn, thông báo cho người thân trong gia đình biết về giờ làm việc của mình (nếu làm việc tại nhà), sử dụng hai màn hình máy tính để giảm thiểu xao nhãng khi làm việc.

Tạo ra khoảng nghỉ ngắn trong quá trình làm việc

Nếu nhận thấy bản thân có cảm xúc tiêu cực nào đó cần xử lý, hãy dành vài phút nghỉ ngơi, đi dạo hoặc làm việc gì đó khiến bạn thư giãn và cân bằng cảm xúc. Sau khi quay trở lại, bạn có thể sẽ lấy lại được cảm hứng hoặc đưa ra quyết định làm việc hướng tới mục tiêu dễ dàng hơn.

Tự thưởng cho cố gắng của bản thân 

Có một lần tôi phải hoàn thành một nhiệm vụ khá “khoai”. Tôi ghét nhiệm vụ này kinh khủng và không muốn bắt đầu. Nhiều lúc tôi nghĩ đến việc xin nghỉ phép để sếp có thể giao nhiệm vụ cho người khác, nhưng lương tâm không cho phép.

Chồng tôi thấy tôi rầu rĩ nên đã động viên nếu như tôi có thể làm xong việc này, thì anh ý sẽ tặng cho tôi một món quà mà tôi rất thích. Thật là buồn cười, dù chẳng biết món quà là gì nhưng lời động viên của chồng cũng làm tôi thoải mái hơn để bắt đầu công việc của mình. Cuối cùng, tôi cũng có thể hoàn thành nó.

Đến bây giờ, nhiều khi phải đối mặt với những việc không muốn làm, tôi nhớ về lời động viên mua quà của chồng. Tôi nghĩ rằng, đặt ra cho mình một phần thưởng, dù là vật chất hay tinh thần, sẽ tạo ra động lực nho nhỏ đủ để bạn đủ can đảm đặt thói quen trì hoãn sang một bên và bắt tay vào làm việc.

Làm việc với mentor/coach

Một học viên của The Introvert Writer có chia sẻ rằng chị thường xuyên trì hoãn viết blog. Không hiểu sao, cứ đến lúc phải viết thì chị lại thấy đầu óc trống rỗng và không biết phải viết gì. Nói chuyện với chị một tiếng đồng hồ, hai chúng tôi nhận ra vấn đề của chị nằm ở việc kỳ vọng quá mức vào bản thân. 

Tôi gợi ý cho chị một “chiêu” đánh lừa cảm xúc. Đó là khi ngồi xuống viết, chị hãy cứ nghĩ rằng mình đang chuẩn bị viết một bài viết tồi tệ nhất, không bài nào có thể tệ hơn được. Nghĩ như vậy, việc viết tự dưng dễ dàng hơn rất nhiều. Vì nếu đó đã là bài viết tồi tệ nhất chị có thể viết ra, những bài khác tự nhiên trở thành bài viết tốt hơn và tốt hơn nữa.

Đặc biệt, chỉ cần chị thực sự bắt đầu, điều kỳ diệu sẽ xảy ra.

Chị đồng ý thử cách này của tôi. Sau đó, chị còn gợi ý thêm rằng sẽ gửi cho tôi deadline cụ thể về thời hạn cần hoàn thành các bài viết và nhờ tôi “ủn mông” để đạt được mục tiêu đề ra. 

Từ câu chuyện của chị, bạn có thể thấy có thêm một người ở bên cạnh đồng hành và hỗ trợ trong những lúc rối ren có thể mang lại thay đổi tích cực thế nào. Tất nhiên, bạn vẫn có thể một mình bước đi trên con đường đã chọn. Nhưng làm việc với coach hoặc mentor giúp bạn nhanh chóng cải thiện tình trạng của bản thân và rút ngắn quá trình hướng tới mục tiêu. Vì thế, nếu thấy cần thiết, bạn có thể cân nhắc lựa chọn phương án này cho bản thân.  

Còn rất nhiều cách khác nữa để loại bỏ căn bệnh trì hoãn ra khỏi cuộc sống thường nhật. Dù bạn lựa chọn cách nào đi nữa, tôi nghĩ quan trọng là bạn cần nhận thức được nguyên nhân dẫn đến tình trạng trì hoãn của mình để lựa chọn phương án phù hợp. 

Khi có được phương án, hãy thực sự hành động, đừng để trì hoãn xen ngang.

Bây giờ nếu đọc đến đây, đã đến lúc bạn tắt trình duyệt đi và thực sự làm việc cần làm ngay lập tức.

Đừng chần chừ, trì hoãn.

Chúc bạn mau chóng khỏi bệnh và sống một đời ý nghĩa!

Quỳnh Đỗ – The Introvert Writer
Write to grow, then inspire!